Ludzie szybko przyzwyczajają się do e-maili. Wieczorem można wymienić kilkanaście wiadomości, a korespondencja ze znajomymi i bliskimi często przypomina dialog ustny. Jednak przy pisaniu listów biznesowych należy przestrzegać zasad etykiety i są one mniej więcej takie same w przypadku poczty e-mail i zwykłej poczty.
Czy to jest to konieczne
- - komputer z łączem internetowym;
- - książka telefoniczna.
Instrukcje
Krok 1
Podaj cel swojej wiadomości. Nie trzeba tego zapisywać, ale musisz jasno zrozumieć, czy chcesz zawrzeć nową umowę, zdobyć nowych klientów, zatrudnić nowego pracownika, zgłosić roszczenie, czy po prostu pogratulować partnerom urlopu.
Krok 2
Zastanów się, kto dokładnie powinien otrzymać Twój list. Od tego w dużej mierze zależy jego kształt. Może w ogóle nie musisz nic pisać, ale wystarczy zadzwonić, omówić sytuację na specjalistycznym forum lub rozwiązać problem osobiście.
Krok 3
Wybierz rodzaj pisma. Dla konsumenta może to być oferta produktu lub usługi, inne informacje o charakterze reklamowym. Możesz przeprowadzić ankietę. Banki często przypominają klientom o długach lub nowych warunkach kredytowania. Możesz wysłać informację o wolnych miejscach pracy i zawiadomienie o zatrudnieniu do osoby, którą chciałbyś widzieć w swoim zespole. Niektóre wiadomości muszą być odbierane przez pracowników firmy w formie pisemnej. Są to informacje dyscyplinarne i ostrzeżenie o redukcji. Partnerzy zazwyczaj otrzymują nowe propozycje, skargi i przeprosiny.
Krok 4
List biznesowy musi zawierać pewne szczegóły, dlatego lepiej od razu opracować formularze. Wypełniony formularz można przesłać pocztą elektroniczną jako załącznik lub wydrukować i wysłać pocztą zwykłą lub listem poleconym. Na górze powinna znajdować się nazwa Twojej firmy, a jeszcze lepiej – logo. Nieco poniżej data i numer, a jeśli to konieczne, to linki do zasobów sieci (np. jeśli warunki umowy lub dokumentacja przetargowa są zamieszczone na oficjalnej stronie internetowej). Lepiej zachować kolumnę na temat listu. Niech to będzie odważne. Umożliwi to Twojemu adresatowi szybkie poruszanie się po dokumentach, które są mu codziennie przesyłane do podpisu.
Krok 5
Podaj nazwisko, imię, patronimikę i stanowisko osoby, do której przeznaczony jest list. Wiele firm posiada własne strony internetowe lub przynajmniej strony domowe w Internecie. Tam prawdopodobnie są kontakty. Możesz zadzwonić do sekretarki i dowiedzieć się, który z pracowników jest zaangażowany w daną sprawę. Firma może mieć imienników, a nawet pracowników o tym samym nazwisku i inicjałach.
Krok 6
Rozpocznij swój list od osobistego adresu imienia i nazwiska. Przydałoby się dodać do niego słowo „szanowany”, nawet jeśli piszesz pismo o postępowaniu dyscyplinarnym. W części wstępnej przypomnij adresatowi o poprzednim kontakcie, nawet jeśli był to dawno temu. Możliwe, że ten pracownik boryka się z wieloma problemami. Konieczne jest, aby dać mu możliwość zorientowania się, a jednocześnie pokazać, że cenisz jego czas. Może to być link do umowy podpisanej w określonym dniu lub wiadomość, że CV zamieszczone na stronie zostało sprawdzone przez kierownictwo. Jeśli piszesz odpowiedź, proszę wskazać, jakie działanie podjął Twój respondent jako wyzwalacz.
