Jest to wygodne, gdy wiadomości są sortowane w foldery, odbierane są odpowiednie powiadomienia, listy od określonych odbiorców są oznaczane według określonej reguły i wiele więcej. Podobne reguły dla wiadomości i nie tylko można tworzyć w Outlooku w oparciu o „Szablony reguł”.
Instrukcje
Krok 1
Najczęściej do korespondencji e-mailowej wykorzystywany jest MS Outlook, mimo że posiada inne funkcje biurowe. Dlatego większość ustawień dokonywana jest przez e-mail. To dla wiadomości najczęściej ustalane są reguły.
Krok 2
Otwórz MS Outlook na stronie przychodzących wiadomości e-mail, wejdź do menu głównego, gdzie wybierz element "Usługa". Wybierz w nim podpunkt "Kreator reguł". Kliknij i postępuj zgodnie z monitami systemu. Otworzy się okno, w którym pierwszym będzie lista usług, dla których można utworzyć regułę. W nim wybierz swoje konto.
Krok 3
Może być również oprogramowanie antywirusowe, zapora itp. Zostaną one wyświetlone w oknie poniżej, a obok nich pojawią się pola wyboru, z których jeden należy zaznaczyć za pomocą pola wyboru. W przeciwnym razie reguła będzie miała zastosowanie do wszystkich dostępnych usług.
Krok 4
Po prawej stronie tego okna będzie kilka przycisków, z których wystarczy "Utwórz", jeśli nie zaimportowałeś książki adresowej wraz z regułami i nie chcesz zmieniać istniejących. Kliknij ten przycisk, zobaczysz następujące okno z dwoma polami wyboru, jednym menu i polem opisu reguły, w którym ustawiane są parametry akcji, która zostanie wykonana z pocztą zgodnie z Twoimi wymaganiami.
Krok 5
W pierwszym checkboxie zaznacz pole "Utwórz regułę na podstawie szablonu", po czym w kolejnym polu pojawi się lista dostępnych szablonów reguł. Możesz ustawić wiele reguł w MS Outlooku i za każdym razem musisz przeczytać "Pomoc" lub rozgryźć to metodą prób i błędów. Ale jest jedna główna rzecz, którą możesz ćwiczyć - to „Przenoszenie nowych wiadomości od kogoś”. Przeznaczony jest głównie do sortowania poczty w folderach. Gdy już opanujesz umiejętność tworzenia tego typu reguł, ustalanie innych rodzajów reguł nie będzie dla Ciebie trudne.
Krok 6
W polu wyboru szablonu zaznacz myszką odpowiednią linię. Najprostszym dalszym rozwiązaniem jest kliknięcie linku „nadawcy lub lista mailingowa” w oknie poniżej. W takim przypadku natychmiast pojawi się przed tobą okno z listą twoich kontaktów. Jeśli kontakt znajduje się w Twojej książce adresowej, wybierz go myszką, kliknij przycisk ze strzałką znajdującą się między oknami. Po lewej stronie będą wszystkie kontakty, po prawej tylko wybrane. Dla każdego z kontaktów procedurę tę należy powtórzyć osobno.
Krok 7
Jeśli nadawcy, którego szukasz, nie ma w książce adresowej, możesz wpisać jego adres e-mail w wolne pole nad listą dostępnych kontaktów. Nie zapomnij zapisać adresu i nazwiska, a także wszystkiego, co uznasz za stosowne, aby napisać dla tego kontaktu. Zapisane dane pojawią się w Twojej książce adresowej pod nazwą podaną jako żądanie. Teraz ponownie naciśnij przycisk OK, a następnie „Dalej” i przejdź do konfiguracji warunków wyboru folderu docelowego dla korespondencji pochodzącej z podanego adresu.
Krok 8
Podobnie kliknij link „nazwa”, aby wybrać folder docelowy. Jeśli nie utworzyłeś jeszcze folderu na tego rodzaju korespondencję, możesz go utworzyć bezpośrednio w następnym oknie programu. Tutaj zostaniesz poproszony o wybranie folderu docelowego z proponowanej listy dostępnych lub utworzenie nowego. Kliknij „Utwórz”, wprowadź nazwę pakietu, jeśli nie jest jeszcze dostępna, i kliknij OK. Klikając przycisk „Dalej” możesz dodać dodatkowe reguły do już utworzonej - dokonaj wyjaśnień, w jakich przypadkach ta reguła ma być stosowana.
Krok 9
Aby zakończyć tworzenie nowej reguły, po prostu kliknij Zakończ. Nowa reguła zostanie dodana do głównej listy reguł MS Outlooka, skąd można je również edytować. Przećwicz najpierw ten prosty przykład, po prostu zaznaczając różne pola wyboru w menu pod linkiem „nadawcy lub lista mailingowa” i obserwując wynik. To samo można zrobić dla pola „imię”. Eksperymentując z ustawieniami samodzielnie, nie bój się zrobić czegoś złego: regułę zawsze można zmienić lub całkowicie usunąć.
