Współczesny człowiek jest zmuszony do posiadania poczty elektronicznej. Bez tego niemożliwe jest rejestrowanie się w różnych projektach internetowych, tworzenie kont w sieciach społecznościowych i prowadzenie pełnoprawnego życia biznesowego. Tam, gdzie jest duży przepływ informacji, muszą istnieć zasady utrzymania porządku.
Czy kiedykolwiek próbowałeś policzyć, ile e-maili przychodzi do Twojej skrzynki odbiorczej każdego dnia? Czasami ich liczba przekracza sto, a to nie jest limit. Jest całkiem oczywiste, dlaczego w takim przepływie informacji trudno znaleźć naprawdę ważne litery. Jak możesz uporządkować swoją pocztę i uniknąć powtórzenia tego chaosu w przyszłości?
Źródło problemu
E-mail to klasyczny kanał komunikacji, za pośrednictwem którego informacje są nadal wymieniane w środowisku zawodowym. Na nasz e-mail otrzymujemy powiadomienia, dokumentację projektową, faktury do zapłaty, kontakty przyszłych partnerów biznesowych itp. Chaos w e-mailach tworzy bałagan w głowie: nie można zebrać myśli, zapamiętać ważnych danych, łatwo o czymś zapomnieć, trudno coś znaleźć…
Stąd brak czasu i zwykła drażliwość. Dlaczego więc nie posprzątać raz swojego e-maila, a potem trzymać go cały czas? Uwierz mi, praca z taką pocztą to przyjemność!
Porządkowanie rzeczy
Wyrób sobie nawyk sortowania korespondencji przychodzącej na kategorie: praca, osobista, rozrywka, ciekawa itp. Możesz nawet zacząć sortować litery według nazwiska, jeśli naprawdę potrzebujesz. Pamiętaj, aby używać standardowych etykiet swojej usługi: oznacz litery jako ważne, umieść je gwiazdkami i innymi charakterystycznymi znakami. Nie zostawiaj niepotrzebnych e-maili w katalogu ogólnym - od razu oznacz je jako "spam". Nie zaszkodzi również wypisać się z niepotrzebnych wysyłek.
Naucz się pracować z grupami liter. Wystarczy zaznaczyć określoną liczbę otrzymanych listów o podobnych cechach i wysłać je do osobnego katalogu, usunąć lub zaznaczyć. Pomaga to skutecznie rozwiązać problem zamieszania w dużym strumieniu przychodzących wiadomości e-mail.
Gdy otrzymasz ważne e-maile, ale nie będziesz w stanie odpowiedzieć od razu, oznacz je najbogatszą standardową etykietą: następnym razem, gdy zaczniesz wysyłać pocztę, najpierw je zauważysz i na nie odpowiesz. Jeśli nie zrobisz tego od razu, to ważne listy zgubią się między innymi, a zawiedziesz osobę lub nie będziesz miał czasu na zrobienie czegoś ważnego.
Są litery, których przechowywanie w ogóle nie ma sensu. Jeśli wiesz na pewno, że otrzymany list jest wyraźnie spamem, natychmiast go usuń, nawet nie otwierając. W przeciwnym razie za każdym razem natkniesz się na to i stracisz czas na ponowne czytanie tytułu. W tomie jednego listu spędzisz kilka sekund, ale gdy jest ich dużo, strata czasu okazuje się dość namacalna.
