Internet rozprzestrzenia się coraz bardziej we wszystkich obszarach, w tym w obiegu dokumentów. Często łatwiej i szybciej wysłać dokument pocztą elektroniczną niż innymi metodami. Jak poprawnie wysłać raport e-mailem?
Niezbędny
- - skaner;
- - komputer;
- - dostęp do Internetu.
Instrukcje
Krok 1
Sprawdź u adresata, czy może zaakceptować wymagany dokument przez e-mail. Każda organizacja ma własne przepisy i zasady dotyczące tego przypadku. Na przykład agencje rządowe, takie jak Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej i Federalna Służba Podatkowa wymagają, aby raporty organizacji były opatrzone podpisem elektronicznym. Aby to zrobić, musisz pobrać specjalny program na komputer firmy i użyć go do zarejestrowania unikalnego kodu cyfrowego, który będzie służył jako podpis osoby odpowiedzialnej za dokumenty elektroniczne.
Krok 2
Jeśli chcesz wysłać raport, który został wcześniej sporządzony w formie papierowej, zeskanuj go. Jeśli to nie zbuduje odbiorcy, będziesz musiał stworzyć dokument elektroniczny w formacie tekstowym lub tabelarycznym, w zależności od tego, jakie informacje chcesz zawrzeć w raporcie.
Krok 3
Załącz raport do treści listu. Należy pamiętać, że ze względu na ryzyko ataku wirusa wiele osób nie otworzy plików przesłanych im pocztą. Dlatego musisz opisać istotę swojego wysłania w treści listu, aby odbiorca miał pewność, że to naprawdę Ty, a nie haker systemu komputerowego.
Krok 4
Niektóre systemy raportowania, takie jak Google Analytics, mają własny system przesyłania tekstu. Po zakończeniu pracy z raportem kliknij przycisk „E-mail” znajdujący się u góry ekranu. Następnie z wyświetlonego menu wybierz kategorię „Wyślij”. Określ format pliku, który chcesz wysłać. Następnie dołącz do raportu adres odbiorcy, wiersz tematu i towarzyszący mu tekst. Następnie ponownie kliknij przycisk „Prześlij”.
