Rejestr pism wychodzących jest dokumentem obowiązkowym. Zasady jego kompilacji są ustalane przez Pocztę Rosyjską i znajdują odzwierciedlenie w postaci f.103. Ten dokument jest wymagany przy wysyłaniu nawet niewielkiej partii listów.
Instrukcje
Krok 1
Utwórz wstęp do swojego dokumentu. Ta część rejestru powinna zawierać informacje o nadawcy, czyli nazwę Twojej firmy, jej formę prawną w formie skróconej, nazwisko, imię i patronimikę szefa firmy, w której pracujesz. Wskaż również datę skompilowania dokumentu.
Krok 2
Przejdź do wypełnienia głównej części dokumentu, która składa się z tabeli. Sekcja tabelaryczna powinna zawierać następujące kolumny: numer seryjny rekordu, do kogo, kod pocztowy, list/awizo, znak pocztowy. Pierwsza kolumna jest prosta do wypełnienia: po prostu wpisz numerację od końca do końca wszystkich rekordów w tabeli. Ostatnia liczba powinna odpowiadać liczbie wysłanych e-maili. W drugiej kolumnie wpiszesz dane adresatów swojego przedsiębiorstwa: nazwy osób prawnych lub nazwiska, imiona i nazwiska osób fizycznych. Pamiętaj, aby wypełnić trzecią kolumnę. Aby to zrobić, najpierw znajdź nie tylko adres osoby, do której należy wysłać korespondencję, ale także jej kod pocztowy. Bez podania indeksu poczta ma prawo nie przyjąć listu. W kolejnej kolumnie wskaż rodzaj korespondencji, którą chcesz wysłać. Nie musisz wypełniać ostatniej kolumny. Powinien to sprawdzić pracownik poczty, który przyjmuje od Ciebie listy.
Krok 3
Sprawdź poprawność rejestru i przekaż go pracownikowi poczty. Teraz musi sprawdzić poprawność danych wprowadzonych do dokumentu i dokonać odpowiednich oznaczeń. Oprócz swojego rejestru weź ze sobą dokumenty przygotowane przez pracowników poczty zgodnie z wewnętrznymi standardami pocztowymi. Ten dokument nie będzie zbędny do osobistego rozliczania ruchu korespondencji. Pokwitowanie należy dołączyć do rejestru i umieścić w specjalnym folderze, w którym liczone są listy wychodzące.
