Pracownicy biurowi często muszą wysyłać listy faksem. Przypadki mogą być zupełnie inne, ale co zrobić, jeśli po raz pierwszy masz do czynienia z takim problemem i absolutnie nie masz pojęcia, jak wysłać list na faks.
Instrukcje
Krok 1
Skomponuj swój list w MS Word, korzystając z szablonu, którego możesz użyć w MS Publisher, aby dodać logo firmy. Użyj programu MS EXEL, jeśli chcesz tworzyć i faksować arkusze kalkulacyjne. Jeśli wyślesz zdjęcia, muszą one mieć rozszerzenie.jpgG.
Krok 2
Należy pamiętać, że rozmiar standardowego listu, który można przesłać faksem, to strona A4. Wymagana czcionka do pisania to co najmniej 10 punktów. Z tego powodu najlepiej jest przechowywać wszystkie myśli na jednym arkuszu, aby nie trzeba było przesyłać informacji na wiele stron.
Krok 3
Podaj wszystkie informacje jasno i zwięźle. W liście, który wyślesz faksem, napisz tylko to, co będzie przydatne i interesujące dla Twojego adresata. Jeśli np. została do Ciebie wysłana konkretna prośba, odpowiedz dokładnie na nią, nie odbiegając od tematu itp.
Krok 4
Nie wstawiaj do listów małych obrazków lub rysunków, mogą się one zamazać, a w efekcie adresat otrzyma jedynie negatywną opinię o Tobie lub Twojej firmie. Pamiętaj, aby na końcu wiadomości podać swój adres, numer telefonu/faksu lub inne dane kontaktowe.
Krok 5
Wydrukuj swój list. Sprawdź dokument pod kątem jakości druku, powinien być dobry, wszystkie litery powinny być wyraźne i nierozmazane, aby odbiorca mógł odczytać tekst. Jeśli znajdziesz jakieś niedociągnięcia, popraw je i ponownie wydrukuj list.
Krok 6
Otwórz tacę podajnika dokumentów w faksie. Zwykle znajduje się z tyłu maszyny. Włóż list stroną zadrukowaną w dół. Jeśli masz wiele arkuszy, sprawdź, czy Twój faks obsługuje wysyłanie zbiorcze, jeśli nie, każdy arkusz należy włożyć osobno.
Krok 7
Poczekaj na sygnał dźwiękowy, urządzenie powinno podnieść papier. Wybierz numer faksu odbiorcy. Poczekaj na odpowiedź na drugim końcu przewodu.
Krok 8
Przedstaw się i zaznacz, że chcesz wysłać faks. Naciśnij przycisk „Start” razem z adresatem (zazwyczaj mówią: „Start”). Faks zostanie wysłany po wykonaniu wszystkich kroków. Nie wymieniaj rurki, dopóki papier nie przejdzie przez całą maszynę.
Krok 9
Kliknij przycisk „Kontakt” i określ, czy Twój list został wysłany do adresata (czy faks przeszedł). Jeśli jakość wyświetlania jest niska, spróbuj ponownie wykonać wszystkie czynności.
