Funkcja Notatnika to esencja Evernote. Mając setki, tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy notatek, będziesz potrzebować spójnej hierarchii organizacyjnej dla swoich treści.
Instrukcje
Krok 1
Tworzenie domyślnego notatnika
Istnieją dziesiątki, a nawet setki sposobów importowania plików, nagrań audio, wycinków internetowych, obrazów i tekstu do
Evernote. Wiele z nich można nawet zautomatyzować za pomocą narzędzi, które omówimy później.
Jednak na początek polecam stworzenie domyślnego notatnika dla każdego zdezorganizowanego i
nieposortowane notatki.
Jeśli nie utworzyłeś wcześniej systemu filtrowania, Evernote automatycznie wyśle wszystkie nowo utworzone notatki bezpośrednio do „domyślnego notatnika” (który nosi nazwę użytkownika Twojego urządzenia). Tak więc, jeśli twoja nazwa użytkownika to Iwan, „Notatnik Iwana” zamieni się w zrzut, gdzie wszystkie nieoznaczone notatki zostaną automatycznie wysłane.
Gorąco polecam zmienić nazwę tego notatnika na coś rozpoznawalnego. Na przykład „Skrzynka odbiorcza” lub „! Skrzynka odbiorcza” (znak specjalny przed słowem „! Skrzynka odbiorcza” pojawia się podczas wyświetlania notatników w kolejności alfabetycznej).
Krok 2
Twórz notatniki kontekstowe
Domyślny notatnik będzie działał tylko do momentu, gdy zostanie zaśmiecony niepowiązanymi notatkami. Jak szybko to naprawić? Twórz wiele notatników kontekstowych dla różnych dziedzin swojego życia. Nie martw się. Zawsze będziesz mieć możliwość ich edycji w przyszłości, więc nie jest to nieodwracalne.
Tworzenie nowego notatnika jest łatwe. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy lub dotknąć sekcji Notatniki po lewej stronie ekranu Evernote. Następnie wybierz „Utwórz Notatnik” i nadaj temu notatnikowi nazwę. Następnie zdecyduj, czy chcesz zsynchronizować ten notatnik, czy nie. Na koniec zaznacz pole, jeśli chcesz, aby ten notatnik był Twoim domyślnym notatnikiem.
Możesz być zdezorientowany wyborem między „synchronizacją” a „lokalnym”, więc zacznijmy
w następnym kroku dokładnie przeanalizujemy tę kwestię.
Krok 3
Wybierz między lokalnym lub zsynchronizowanym notatnikiem
Notesy lokalne są przechowywane tylko na komputerze lub urządzeniu przenośnym, którego używasz do ich tworzenia. Informacje, które zawierają, są mniej niebezpieczne, ponieważ nigdy nie są przesyłane do pamięci w chmurze Evernote.
Ponieważ główną zaletą korzystania z Evernote jest funkcja synchronizacji, zwykle to ignoruję.
opcja. Jeśli jednak bezpieczeństwo jest najważniejsze, możesz wybrać lokalny notatnik.
Zsynchronizowane notatniki są regularnie aktualizowane na serwerach Evernote w chmurze, dzięki czemu można je pobrać na inne urządzenia. Domyślnie, o ile nie zmienisz ustawień osobistych, wszystkie notatniki będą aktualizowane co 30 minut. Jeśli chcesz od razu zsynchronizować plik, kliknij przycisk synchronizacji, aby natychmiast zaktualizować serwer Evernote.
Jak widać, istnieją dwa główne typy notatników. Jeśli chcesz mieć natychmiastowy dostęp na wszystkich platformach, wybierz opcję synchronizacji. Jeśli chcesz, aby wszystko było bezpieczne, wybierz opcję lokalną.
Krok 4
Wybór opcji dostępu
Kolejna funkcja Evernote umożliwia udostępnianie notatników członkom zespołu. Masz również możliwość udostępniania innym adresom URL, aby mogły uzyskać dostęp do określonych plików lub notatników.
Gdy notatnik jest otwarty, inne osoby mogą go zobaczyć, ale nie mogą go zmienić. Nie masz również możliwości edytowania notatek innych użytkowników Evernote. Jak już wspomnieliśmy, jedynym sposobem na odblokowanie funkcji edycji jest zakup wersji premium Evernote, która umożliwia edytowanie i aktualizowanie notatek i notatników na wielu platformach i kontach użytkowników.
Aby rozpocząć korzystanie z opcji udostępniania, po prostu otwórz notatkę i kliknij przycisk „…” na smartfonie lub przycisk „Udostępnij” na komputerze PC lub Mac.
W ten sposób będziesz mógł udostępniać treści w różnych formach: jako link, jako e-mail, jako wiadomość tekstową lub za pośrednictwem mediów społecznościowych (takich jak Twitter, LinkedIn czy Facebook).
Krok 5
Porządkowanie swoich notatników
Teraz przechodzimy do części zabawnej – porządkowania zeszytów. Liczba notatników, które posiadasz (lub nie masz) zależy od twoich osobistych preferencji. Istnieje jednak wiele „uniwersalnych oznaczeń”, które nie powinny Ci zaszkodzić w drodze do korzystania z Evernote jako narzędzia organizacyjnego: Skrzynka odbiorcza!. Pierwszy folder, który
musi powstać, musi nazywać się „! Przychodzące . Powinien to być twój zrzut notatek, które nie zostały jeszcze zorganizowane w określone notatniki i zostaną tam domyślnie wysłane.
Istnieje kilka powodów, dla których warto utworzyć notes w skrzynce odbiorczej! Po pierwsze, utrzymywanie notatnika na górze listy przypomni Ci o codziennym przeglądaniu jego zawartości w celu oznaczania notatek i przenoszenia ich na miejsce. Sam ten nawyk wystarczy, aby stworzyć prosty system organizowania setek (nawet tysięcy) notatek, które dodasz w przyszłości.
Innym argumentem za używaniem etykiety „! Skrzynka odbiorcza” jest to, że dla wielu
lat zostaliśmy przeszkoleni w traktowaniu skrzynki pocztowej jak wysypiska, do którego wysyłamy domyślnie
nieposortowane wiadomości. W pewnym sensie odruch Pawłowa wpływa na nas: tego rodzaju
otwarty system sprawia, że chcemy uporządkować i podjąć pewne działania. Notatnik do znakowania
podobnie jak „! skrzynka odbiorcza”, po cichu wykorzystujesz swój nawyk minimalizowania cyfrowego bałaganu.
Notatnik „! Akcje priorytetowe”. Fani Davida Allena i jego metody Getting Things Done (GTD) powinni mieć zeszyt o nazwie Pierwsze kroki. Podobnie jak w przypadku notatnika „! Skrzynka odbiorcza”, znak specjalny poprzedzający frazę „Działania priorytetowe” przenosi notatnik na górę listy, dzięki czemu natychmiast przykuwa Twoją uwagę. (Omówię bardziej szczegółowo, jak połączyć GTD z Evernote później).
Nawet jeśli nigdy nie słyszałeś o Davidzie Allenie, Priority Notebook wygląda dobrze.
rozsądny. Ten notatnik powinien zawierać tylko notatki z określonymi, mierzalnymi zadaniami, które:
muszą zostać zakończone w ciągu trzech dni. Wolę zachować minimum pozycji na tej liście.
(mniej niż 10) związanych z moimi priorytetowymi projektami w tym tygodniu. W przeciwnym razie wszyscy inni
elementy działań priorytetowych powinny być częścią listy działań projektu, którą
przeglądanie co tydzień.
„! Pomysły”. Zalecam prowadzenie osobnego notatnika pomysłów i myśli, które przychodzą mi do głowy. On może
zawierać mieszankę pisemnych notatek, aktualizacji audio i zdjęć kontekstowych.
Oto moja rekomendacja: dodawaj informacje do tego notatnika przez cały tydzień. Następnie przepracuj
każdy element raz w tygodniu podczas sesji przeglądowej. Przetestuj każdą myśl i zdecyduj, czy możesz od razu przełożyć ją na rzeczywistość. Jeśli tak, utwórz listę zadań do wykonania dla tego projektu operacyjnego wraz z harmonogramem konkretnych działań.
Jeśli nie, dodaj do programu przypomnienie, aby rozwiązać ten problem w późniejszym terminie. Na koniec usuń każdą z notatek i umieść ją w notatniku do przechowywania o nazwie Plik pliku lub Poprzednie pomysły.
Notatnik z własnymi notatkami. Ze względu na brak czasu na sortowanie Evernote na Twoich urządzeniach może być wypełniony dowolnymi notatkami. W porządku, jeśli umieścisz je w tymczasowym zeszycie „Bezpłatne”, dopóki nie poświęcisz czasu na zapoznanie się z nimi. Funkcja znaczników ułatwia znalezienie każdej notatki, nawet jeśli znajduje się wśród pomieszanej sterty informacji.
Powinieneś jednak poświęcić czas na stworzenie systemu organizacyjnego dla wszystkich aspektów swojego życia, a nie wrzucać wszystkiego do bloku losowych notatek. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz musiał stawić czoła wielu nieposortowanym pomysłom, zakładkom i pytaniom do rozwiązania. Moja ogólna rada: nie denerwuj się, jeśli przez kilka dni będziesz mieć problemy z organizacją. Ale powinieneś przypisywać notatki według miejsca docelowego tak często, jak to możliwe.
Jeśli skończysz na tworzeniu wielu notatników, powinieneś rozważyć wydrukowanie swojego
wysiłki organizacyjne na wyższy poziom poprzez tworzenie zestawów.
